Jak ograniczyć koszty operacyjne

Niska efektywność pracy przedsiębiorstwa występuje zazwyczaj na skutek niewłaściwie przeprowadzanych działań organizacyjnych oraz systemowych. Nieefektywna praca zaś generuje dodatkowe koszty operacyjne w firmie. Jeśli zastanawiasz się, w jaki sposób możesz skutecznie zatrzymać spadek efektywności oraz niekontrolowany wzrost kosztów operacyjnych, ten artykuł jest dla Ciebie.

Czynniki powodujące wzrost kosztów operacyjnych firmy

Ograniczenie kosztów operacyjnych to zagadnienie, które dotyczy wielu przedsiębiorstw o różnej pozycji na rynku. Jak wyjaśnia nasz rozmówca, ekspert z firmy Audytel, która specjalizuje się w świadczeniu kompleksowych usług doradczo-analitycznych:

To pytanie zadają sobie zarówno firmy będące liderami rynku, które chcą jeszcze lepiej wykorzystywać swój potencjał, jak również przedsiębiorstwa, które próbują zidentyfikować przyczyny spadku rentowności lub wzrostu kosztów operacyjnych. Czynniki powodujące nieefektywną pracę przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – źródło dodatkowych kosztów można podzielić na dwie grupy, mianowicie organizacyjne oraz systemowe.

Pośród czynników organizacyjnych wymienić można m.in. niepotrzebnie wykonywane czynności, dublowanie zadań w poszczególnych komórkach organizacyjnych, brak odpowiednich procedur postępowania w sytuacjach kryzysowych oraz zbyt długi czas realizacji zadań. Pośród czynników systemowych zaś wyróżniamy m.in. system informatyczny, który nie jest odpowiednio dostosowany do codziennych potrzeb firmy, istnienie kilku systemów pełniących te same bądź zbliżone do siebie funkcje oraz niepotrzebne zużycie papieru podczas realizacji zadań.

Mapowanie procesów, czyli skuteczna metoda na ograniczenie kosztów operacyjnych

Skuteczną metodą na zatrzymanie zjawiska spadku efektywności oraz niekontrolowanego wzrostu kosztów operacyjnych jest mapowanie procesów. Metoda ta nie należy do najprostszych i stanowi duże wyzwanie dla przedsiębiorstwa. Wymaga bowiem zaangażowania dużej grupy pracowników. Jednak praktyka pokazuje, iż zdecydowanie warto ją zastosować. Mapowanie umożliwia gruntowną analizę obecnych procesów oraz ich wzajemnych powiązań. Jego efektem jest mapa oraz karta procesu, które obrazują przebieg poszczególnych czynności, przepływ informacji oraz pozwalają zidentyfikować punkty krytyczne i tzw. „wąskie gardła”. Profesjonalnie przeprowadzone mapowanie obejmuje trzy fazy projektowe: analizę stanu obecnego, a w tym przegląd procesów zachodzących w firmie oraz identyfikację procesów o strategicznym znaczeniu, dalej rekomendację działań naprawczych z planem wdrożenia oraz na koniec wdrożenie przyjętych rekomendacji. Właściwe zarządzanie procesami w firmie stanowi klucz do jej sukcesu. Doświadczone firmy, które specjalizują się w przeprowadzaniu mapowania opracowują w jego trakcie dokumentację, która jest zrozumiała zarówno dla pracowników firmy, jak i dostawców systemów informatycznych, którzy będą zajmować się automatyzacją czynności. Takie rozwiązanie umożliwia bowiem skuteczną realizację całego procesu. Rekomendacje zaś, będące wynikiem mapowania, muszą uwzględniać czynniki, które wpłyną na minimalizację nakładów do osiągnięcia celów oraz ograniczą negatywny wpływ zmian na sprawność operacyjną firmy. Praktyka pokazuje, że firmy, które zdecydowały się na przeprowadzenie mapowania, osiągnęły znaczące efekty m.in. w procesie zwiększania wydajności magazynów, zmniejszania kosztów dystrybucji, skracania czasu obsługi, zmniejszania kosztów w sieci dystrybucji oraz w tworzeniu strategii wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów w całej firmie.